Najpierw dostępność i sala
- Czy sala jest dostępna w dniu pogrzebu o potrzebnej godzinie?
- Jaka jest minimalna i maksymalna liczba gości w danym ustawieniu?
- Jak długo można korzystać z sali i czy ten czas jest ujęty w cenie?
- Gdzie dokładnie jest wejście i jak wyglądają miejsca parkingowe?
W przypadku Na Wzgórzach 44 adres to os. Na Wzgórzach 44, a wejście znajduje się od strony ul. Kocmyrzowskiej. Dostępność konkretnej sali zawsze potwierdzamy dla wskazanego terminu.
Potem posiłek i koszty
- Co dokładnie obejmuje cena za osobę?
- Jakie potrawy wybiera rodzina, a jakie są stałe?
- Czy można zgłosić dania wegetariańskie oraz potrzeby związane z alergenami?
- Czy napoje, obsługa i przygotowanie stołu są w cenie?
- Jakie zmiany wymagałyby osobnej wyceny?
Trzy aktualne warianty naszej oferty to 100, 150 i 200 zł za osobę. Wybór konkretnych dań opisują PDF-y; nie warto opierać się na starszych plikach zapisanych w telefonie.
Na koniec potwierdzenie
Zapytaj, do kiedy należy podać ostateczną liczbę gości, jak potwierdzacie godzinę i wybrane potrawy oraz jakie są zasady płatności. Zapisz odpowiedzi w jednej notatce. To pozwoli innemu członkowi rodziny szybko odtworzyć ustalenia bez kolejnej rozmowy.
Jeśli termin jest bardzo bliski, skorzystaj z krótszej listy w poradniku stypa na ostatnią chwilę.
Co zapisać po rozmowie
Zanotuj datę i godzinę, adres i wejście, liczbę osób, wybrany wariant menu, potrawy do wyboru, zgłoszone potrzeby żywieniowe oraz termin ostatecznego potwierdzenia. Jeśli jakaś kwestia ma znaczenie dla rodziny, poproś o jej potwierdzenie w wiadomości. Taka jedna notatka jest wygodniejsza niż odtwarzanie ustaleń z pamięci.
Przykład krótkiej rozmowy
„Dzień dobry, szukam sali na posiłek po pogrzebie w czwartek. Ceremonia kończy się około 13.30, spodziewamy się około 20 osób. Czy mają Państwo dostępny termin i kiedy trzeba potwierdzić dokładną liczbę?” Po odpowiedzi można przejść do menu, napojów, czasu spotkania i potrzeb żywieniowych. Taki początek daje obsłudze informacje potrzebne do oceny terminu, bez opowiadania całej sytuacji rodzinnej.
Przed zakończeniem rozmowy powtórz ustalenia: data, godzina, liczba orientacyjna, wariant 100/150/200 zł i data potwierdzenia. Jeśli planujesz własne ciasto, zapytaj o zasady jego dostarczenia. Oferta mówi o braku opłaty talerzykowej i korkowej, ale szczegóły przyjęcia produktów najlepiej ustalić przed spotkaniem. Zapisz imię osoby kontaktowej, jeśli zostało podane, i przekaż jednej osobie z rodziny tę samą notatkę.
O co zapytać, gdy odpowiedź brzmi „tak, mamy termin”?
Sama dostępność sali nie oznacza jeszcze, że wszystkie szczegóły pasują do potrzeb rodziny. Zapytaj o godzinę rozpoczęcia i przewidywany czas spotkania, liczbę miejsc oraz sposób ustawienia stołów. Jeśli część gości ma trudność z chodzeniem, poproś o informacje o dojściu do sali i toalety. Jeżeli przyjadą samochodami, zapytaj o aktualne warunki parkowania. Warto także sprawdzić, jak lokal postępuje w razie opóźnienia zakończenia ceremonii.
Następnie poproś o PDF z konkretnym wariantem menu. Zaznacz potrawy, których zakres jest dla ciebie niejasny, i zapytaj o napoje, podanie oraz możliwość uwzględnienia diet. Przy wycenie podaj liczbę uczestników, żeby poznać koszt całkowity. Ustal osobno, kiedy trzeba przekazać ostateczną listę gości i na jakich zasadach można zmienić zamówienie. To są pytania, na które odpowiedź może się różnić między lokalami.
Po rozmowie zapisz dane kontaktowe osoby, z którą ustalasz szczegóły. Podsumowanie terminu, adresu, menu, liczby gości i ceny wyślij w wiadomości. Jeśli czegoś nie ustalono, dopisz pytanie zamiast zakładać odpowiedź. Taka notatka pomoże także innemu członkowi rodziny przejąć organizację, gdy będzie to potrzebne.