Zadzwoń, gdy znasz termin pogrzebu i orientacyjną liczbę osób. Nie trzeba mieć już wybranego każdego dania — ważniejsze jest sprawdzenie dostępności sali na konkretną datę i godzinę.
Najpierw termin ceremonii, potem rezerwacja
Godzinę posiłku ustala się w odniesieniu do zakończenia pogrzebu oraz dojazdu gości. Jeśli ceremonia ma kilka części, nie zakładaj, że skończy się dokładnie o zaplanowanej godzinie. Powiedz przy rezerwacji, z którego cmentarza przyjadą Państwo na spotkanie.
Przy krótkim terminie warto zadzwonić jak najszybciej. Możemy sprawdzić możliwości, ale nie obiecujemy wolnej sali bez rozmowy o konkretnej dacie. Numer kontaktowy to 606 443 338.
Pięć rzeczy, które warto mieć pod ręką
- Data i godzina pogrzebu. Dodaj miejsce ceremonii.
- Orientacyjna liczba gości. Jeśli wahasz się między dwiema liczbami, powiedz o obu.
- Preferowany rodzaj spotkania. Sam obiad, obiad z zimnym poczęstunkiem czy dłuższy posiłek z drugim daniem ciepłym?
- Potrzeby gości. Osoby z ograniczoną mobilnością, dzieci, diety i pytania o alergeny wymagają wcześniejszego omówienia.
- Kontakt zwrotny. Zapisz numer, na który lokal może potwierdzić szczegóły.
Nie znasz jeszcze dokładnej liczby osób? To normalne. Zapytaj, kiedy trzeba ją ostatecznie potwierdzić i czy można później zmienić wybrane potrawy. Ustalenia zapisz, żeby kilka osób z rodziny nie przekazywało sobie sprzecznych informacji.
Co potwierdzić, zanim wyślesz zaproszenia?
Sprawdź adres os. Na Wzgórzach 44, Kraków, ustaloną godzinę, liczbę miejsc, wariant menu i kwotę. Wejście do obiektu jest od strony ul. Kocmyrzowskiej. Dopiero wtedy prześlij gościom tę samą informację — najlepiej z krótkim wzorem zaproszenia.
Jeśli pogrzeb odbywa się na Cmentarzu Grębałowskim, przyda się też nasza ściąga dotycząca dojazdu po ceremonii.
Co można ustalić, zanim znana jest liczba gości?
Można zadzwonić z datą i orientacyjną godziną zakończenia ceremonii oraz przedziałem liczby osób. Zapytaj, czy w tym dniu jest dostępna sala i kiedy trzeba potwierdzić szczegóły. Jeśli liczbę gości dopiero zbierasz, powiedz o tym otwarcie. Nie podawaj liczby jako ostatecznej, gdy część rodziny jeszcze nie odpowiedziała.
Po otrzymaniu informacji o dostępności wybierz menu i prześlij zaproszenia. Upewnij się, że wiesz, jakie są zasady rezerwacji i płatności, a także do kiedy można skorygować liczbę miejsc. W przypadku bardzo krótkiego terminu zacznij od telefonu; formularz może być wygodny do przekazania danych, lecz nie zastąpi potwierdzenia, że konkretna godzina jest wolna. Uzgodnioną wersję zapisz w jednym miejscu, by inni bliscy nie działali na podstawie starszych ustaleń.
Co można ustalić, zanim powstanie pełna lista gości?
Do pierwszej rozmowy wystarczą data ceremonii, przybliżona godzina zakończenia oraz szacowana liczba osób. Warto powiedzieć, czy grupa będzie mała czy duża, a także skąd goście przyjadą. Lokal może wtedy ocenić dostępność sali i możliwości podania posiłku. Dokładną listę uczestników zwykle zbiera się równolegle, ale termin jej potwierdzenia trzeba ustalić bezpośrednio z obsługą; nie ma jednej zasady dla wszystkich zamówień.
Po sprawdzeniu terminu wybierz wstępnie zakres posiłku. Porównaj aktualne warianty 100, 150 i 200 zł za osobę na podstawie PDF, a nie tylko ceny. Jeśli nie wiesz, ilu gości zechce zostać dłużej, zapytaj, czy i kiedy można zmienić liczbę porcji lub wariant. Zgłoś od razu szczególne potrzeby żywieniowe, jeżeli już je znasz. Na tym etapie nie trzeba jeszcze planować przebiegu spotkania co do minuty.
Dopiero po potwierdzeniu sali prześlij zaproszenia z adresem i godziną. Przed wysłaniem sprawdź trasę z miejsca pogrzebu i zapisz numer do osoby organizującej. Jeśli termin ceremonii się zmieni, skontaktuj się najpierw z lokalem, a następnie z gośćmi. Taka kolejność oszczędza rodzinie konieczności wysyłania kilku sprzecznych wiadomości.